Text copied to clipboard!
Titlu
Text copied to clipboard!Controlor de Documente
Descriere
Text copied to clipboard!
Căutăm un Controlor de Documente dedicat și organizat pentru a se alătura echipei noastre. Persoana ideală va fi responsabilă pentru gestionarea, organizarea și menținerea documentației companiei, asigurându-se că toate documentele sunt actualizate, corecte și conforme cu standardele interne și reglementările externe. Acest rol este esențial pentru menținerea fluxului de lucru eficient și pentru susținerea proceselor de audit și conformitate.
Controlorul de Documente va colabora îndeaproape cu diferite departamente pentru a colecta, revizui și arhiva documentele relevante. De asemenea, va fi responsabil pentru implementarea și menținerea unui sistem eficient de management al documentelor, fie el digital sau fizic. Este important ca persoana să aibă o atenție deosebită la detalii, abilități excelente de organizare și o bună înțelegere a proceselor administrative.
Responsabilitățile includ verificarea documentelor pentru acuratețe, actualizarea fișierelor, asigurarea securității informațiilor și facilitarea accesului rapid la documentele necesare pentru angajați și management. De asemenea, va trebui să se asigure că toate documentele respectă politicile interne și reglementările legale aplicabile.
Candidatul ideal va avea experiență anterioară într-un rol similar, cunoștințe solide de operare PC, în special în utilizarea programelor de tip Office și a sistemelor de management al documentelor. Cunoașterea limbii engleze constituie un avantaj.
Această poziție este potrivită pentru o persoană meticuloasă, responsabilă și capabilă să lucreze atât independent, cât și în echipă. Dacă ești pasionat de organizare și dorești să contribui la eficiența operațională a unei companii, te încurajăm să aplici.
Responsabilități
Text copied to clipboard!- Gestionarea și organizarea documentelor interne și externe
- Asigurarea conformității documentelor cu politicile companiei
- Actualizarea și menținerea sistemului de arhivare
- Colaborarea cu alte departamente pentru colectarea documentelor
- Verificarea acurateței și integrității documentelor
- Pregătirea documentelor pentru audituri interne și externe
- Asigurarea securității și confidențialității informațiilor
- Crearea și actualizarea procedurilor de control al documentelor
- Furnizarea de suport administrativ echipei
- Scanarea și arhivarea documentelor fizice în format digital
Cerințe
Text copied to clipboard!- Experiență anterioară într-un rol similar
- Cunoștințe solide de operare PC (MS Office, sisteme DMS)
- Atenție la detalii și abilități excelente de organizare
- Capacitatea de a lucra independent și în echipă
- Cunoștințe de limba engleză – constituie un avantaj
- Abilități bune de comunicare scrisă și verbală
- Cunoștințe de arhivare și clasificare a documentelor
- Capacitatea de a respecta termene limită stricte
- Integritate și confidențialitate în gestionarea informațiilor
- Studii medii sau superioare finalizate
Întrebări posibile la interviu
Text copied to clipboard!- Ce experiență aveți în gestionarea documentelor?
- Ați lucrat anterior cu un sistem de management al documentelor?
- Cum asigurați acuratețea și actualizarea documentelor?
- Cum gestionați documentele confidențiale?
- Ce metode folosiți pentru organizarea eficientă a arhivei?
- Cum reacționați în situații cu termene limită strânse?
- Aveți experiență în pregătirea documentelor pentru audit?
- Ce aplicații software utilizați frecvent în activitatea dvs.?
- Cum colaborați cu alte departamente pentru colectarea documentelor?
- Ce măsuri luați pentru a preveni pierderea documentelor importante?
